Wie man einen sicheren Dokument-Hub in WordPress erstellt

Es gibt viele Gründe, warum Geschäftsinhaber einen sicheren Dokument-Hub in WordPress erstellen müssen. Zunächst einmal ist es der einfachste Weg, um Benutzern von unterwegs Zugriff auf Dokumente zu gewähren und damit die Zugänglichkeit zu erhöhen. Darüber hinaus kannst du ihn auch verwenden, um Mitarbeitern eine sichere Möglichkeit zu bieten mehrere verwandte Dokumente mit einem einzigen Mausklick auf ihre Geräte herunterzuladen.

Die gute Nachricht ist, dass das Erstellen eines sicheren Dokument-Hubs in WordPress ziemlich einfach ist. In diesem Artikel zeigen und erklären wir dir, wofür du einen Dokument-Hub nutzen kannst und führen dich Schritt für Schritt durch den Prozess der Erstellung eines sicheren Dokument-Hubs mit dem Filr-Plugin.

Was ist ein Dokument-Hub (und warum brauchst du einen?)

Ein Dokument-Hub oder eine Dokumentenbibliothek hilft Unternehmen Dateien und Dokumente auf ihrer Website organisiert und zugänglich zu halten. Auf diese Weise sind sie für Mitarbeiter und Benutzer einfach herunterzuladen – unabhängig davon wo sie sich befinden.

Dokument-Hubs sind absolut unerlässlich für Unternehmen, die dezentral arbeiten oder Mitarbeiter beschäftigen möchten, die an entfernten Standorten arbeiten. Hier sind einige weitere Anwendungsszenarien:

  • Unternehmen, die Firmendokumente, Verkaufsunterlagen oder Formulare für Mitarbeiter, Kunden und Klienten über ihre Website zugänglich machen müssen.
  • Agenturen – zum Beispiel Design-, Entwicklungs- oder Beratungsagenturen -, die ihren Kunden einfachen Zugang zu herunterladbaren Vorlagen, Formularen oder Flyern bieten müssen.
  • Mitgliedschaftsseiten, die eine einfache Möglichkeit benötigen, herunterladbare Ressourcen mit ihren Mitgliedern zu teilen. Dazu können PDFs, Checklisten, Arbeitsblätter und Leitfäden gehören.

Natürlich gibt es verschiedene andere Szenarien, in denen ein sicherer Dokument-Hub für dich nützlich sein könnte. Die Hauptidee besteht darin, Dokumente und Dateien zugänglicher zu machen und sie im Backend deiner Website besser zu verwalten.

So erstellst du mit Filr einen sicheren Dokument-Hub in WordPress

In diesem Abschnitt zeigen wir dir, wie du mit dem Filr-Plugin einen sicheren Dokument-Hub in WordPress erstellen kannst.

Du wirst in der Lage sein eine einzelne Datei (oder mehrere Dateien) in deinem Dokument-Hub hochzuladen. Das Plugin erstellt ein übersichtliches Frontend-Tabellenlayout, das alle deine Dokumente auflistet und es den Benutzern erleichtert diese alle auf einmal mit einem einzigen Klick herunterzuladen.

Für dieses Tutorial gehen wir davon aus, dass du bereits eine WordPress-Website und das Filr-Plugin hast.

Schritt #1: Installiere und aktiviere das Filr-Plugin

Das Filr-Plugin für WordPress macht es Website-Besitzern unglaublich einfach Dokumente und Dateien den Benutzern zur Verfügung zu stellen.

Filr Plugin zur Erstellung eines sicheren Dokument-Hubs

Damit kannst du Dateien in einem beliebigen Format auf sichere Weise direkt auf deine WordPress-Website hochladen. Darüber hinaus bietet es eine Vielzahl von Schutzoptionen und Verschlüsselungsfunktionen, so dass du sicher sein kannst, dass unbefugte Benutzer keinen Zugang zu deinen Dateien erhalten.

Falls du es noch nicht getan hast, kauf dir das Filr-Plugin und installiere es auf deiner WordPress-Website. Klicke danach auf den Button Aktivieren, um fortzufahren.

Schritt #2: Erstelle eine neue Liste für Dateien und Dokumente

Als erstes musst du eine neue Liste für deine Akten und Dokumente erstellen. Dies wird dir helfen deine Dokumente zu organisieren und einfacher zu verwalten.

Wenn du zum Beispiel eine Reihe von Dateien aktualisieren oder Benutzer daran hindern möchtest diese herunterzuladen, weißt du genau, in welcher Liste sie sich befinden. Das macht es einfacher den Überblick zu behalten, besonders wenn du hunderte von Dokumenten zu deinem Dokument-Hub hinzugefügt hast.

Neue Liste in Filr

Um eine neue Liste zu erstellen, gehe im WordPress-Dashboard zu Dateien > Listen. Gib deiner Liste einen Namen und gib eine Beschreibung ein. Klicke anschließend auf den Button Neue Liste hinzufügen, um fortzufahren.

Listen in Filr

Die neue Liste wird zusammen mit einem Shortcode automatisch auf der rechten Seite des Bildschirms hinzugefügt. Kopiere den Shortcode in die Zwischenablage; wir benötigen ihn in Schritt #5, um den Dokument-Hub im Frontend anzuzeigen.

Schritt #3: Dateien und Dokumente in WordPress hochladen

Einer der Hauptvorteile, den du durch die Verwendung von Filr für die Erstellung eines Dokument-Hubs in WordPress erhältst, ist die Einfachheit, die es bietet. Mit Filr bist du in der Lage:

  • ein einzelnes Dokument oder mehrere Dokumente direkt in einen sicheren Ordner auf deiner Website hochzuladen
  • Dokumente nach Listen zu gruppieren, um sie im Backend leichter verwalten zu können
  • Dokumente nach Datum oder nach Anzahl der Downloads verfallen zu lassen
  • Dokumentennamen zu verschlüsseln, um Dokumente und Dateien vor direktem Zugriff zu schützen

Inzwischen hast du bereits eine Liste erstellt, in die du deine Dateien sortieren kannst. Der nächste Schritt ist das Hochladen der Dateien und Dokumente auf deine WordPress-Website.

Neue Datei hinzufügen

Gehe nun zu Dateien > Neu hinzufügen und gib deinen Dateien einen Titel. Verwende dann die Metabox Datei-Upload, um die Dateien und Dokumente hochzuladen, die du den Benutzern zur Verfügung stellen möchtest. Verwende die Metabox Listen in der rechten Sidebar, um die Liste auszuwählen, die du im vorherigen Schritt erstellt hast.

Mit dem Filr-Plugin kannst du auch Dokumente entweder nach Datum oder nach der Anzahl der Downloads verfallen lassen. Du kannst auch die Verschlüsselung des Dateinamens aktivieren, indem du den Schalter Dateinamen verschlüsseln einschaltest.

Klicke auf den Button Publizieren, um fortzufahren.

Schritt #4: Konfiguriere die Einstellungen für den Dokumentenschutz

Als Geschäftsinhaber möchtest du Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass nicht-autorisierte Benutzer keinen Zugriff auf deine Dokumente und Dateien haben. Aus diesem Grund möchtest du deine Dokumente und deinen Dokument-Hub sicher aufbewahren.

Filr bietet standardmäßig drei verschiedene Einstellungen für den Dokumentenschutz:

  • Kein Schutz. Dies ist der Standardschutztyp und eignet sich perfekt für Website-Besitzer, die Dokumente frei zugänglich machen möchten.
  • index.php. Durch Aktivieren dieses Schutztyps wird eine index.php Datei im Stammverzeichnis deines Upload-Verzeichnisses erstellt. Dadurch wird der Inhalt deines gesamten Download-Verzeichnisses verborgen.
  • .htaccess. Die Aktivierung dieses Schutztyps verhindert, dass Personen dein Upload-Verzeichnis durchsuchen können und gibt einen 403-Code (Verbotener Zugriff) zurück.

Um die Filr-Schutzeinstellungen zu konfigurieren, gehe im WordPress-Dashboard zu Dateien > Einstellungen und klicke auf die Registerkarte Status.

Filr Status Tab

Kreuze das Optionsfeld neben dem Schutzmodus an, welchen du auf deine Dokumente anwenden möchtest. Du kannst auch auf den Link Verzeichnisschutz prüfen klicken, um den Status zu überprüfen. Wenn du fertig bist, klicke auf den Button Änderungen speichern, um fortzufahren.

Schritt #5: Erstellen eines sicheren Dokument-Hubs

Jetzt ist es an der Zeit, den Dokument-Hub im Frontend anzuzeigen. Um zu beginnen, erstelle eine neue Seite, indem du auf Seiten > Neu hinzufügen gehst. Gib der Seite einen Titel und füge den Shortcode, den du in Schritt #2 in die Zwischenablage kopiert hast, zu einem neuen Shortcode-Block im Texteditor hinzu.

Filr Shortcode in Gutenberg

Klicke auf den Button Veröffentlichen, um fortzufahren. Ein Dokument-Hub wird automatisch im Frontend generiert und sollte in etwa so aussehen:

Filr Frontend Vorschau

Benutzer können einfach auf den Button Client ACME klicken, um alle Dateien auf einmal herunterzuladen.

Mit dem Filr-Plugin kannst du auch das Aussehen deines Dokument-Hubs anpassen. Du kannst die Farben und Stile, die Zeilen, die im Frontend erscheinen, und weitere Einstellungen anpassen, indem du im WordPress-Dashboard auf Dateien > Einstellungen gehst und auf die Registerkarte Shortcode klickst.

Zusammenfassung

Die Einrichtung eines sicheren Dokument-Hubs in WordPress macht es für alle Arten von Unternehmen einfach, einen einfachen Zugang zu Dokumenten und Dateien zu ermöglichen.

Mit Filr kannst du Dateien einfach auf deine WordPress-Website hochladen und den Benutzern ermöglichen, sie auf sichere Weise herunterzuladen. Darüber hinaus kannst du mit dem Plugin Dateinamen verschlüsseln, Schutzoptionen einstellen und Dokumente nach Datum oder Anzahl der Downloads verfallen lassen.

Es ist an der Zeit deinen eigenen, sicheren Dokument-Hub in WordPress zu erstellen! Hol dir Filr noch heute!